Caso hipotéticoEjemplo práctico · procesos antes que software
¿Cómo se mejora un proceso sin empezar comprando software?
Una empresa vende por tres canales, pero cada uno maneja información diferente sobre el stock disponible. Así analizaría las causas, mediría la situación inicial y priorizaría mejoras antes de incorporar tecnología.
EmpresaComercio multicanal · ficticia
CanalesLocal · Tienda online · Mayorista
SíntomaSe vende stock que no existe
Software nuevoNinguno
Caso hipotético con cifras ficticias. No representa resultados de un cliente real.
01Entender
Antes de proponer nada, entiendo cómo circula el stock hoy.
Relevo cómo se registra una venta en cada canal, quién actualiza el stock y en qué momento.
Mapa actual del stockIlustrativo
Planilla de depósito
LocalDescuenta al momento desde la caja.
Tienda onlineSe actualiza una vez por día, a mano.
MayoristaLas reservas se anotan por WhatsApp y se descuentan al facturar.
Lo que encontré
a.
La tienda online vende productos que ya se vendieron en el local durante el día.
b.
Las reservas mayoristas siguen apareciendo como disponibles hasta que se factura.
c.
Nadie es responsable de que la planilla esté al día: la actualiza quien puede.
El problema no era el software. Eran tres formas distintas de registrar lo mismo.
02Medir
Una línea base para saber, después, si algo cambió.
Durante cuatro semanas se registra, en una planilla simple, cada vez que el problema aparece. Sin herramientas nuevas.
Ventas online canceladas por falta de stock18 por mesficticio
Horas semanales conciliando stock7 horasficticio
Productos con diferencias entre canales1 de cada 5ficticio
Stock del mismo producto según cada canalun día cualquiera · ficticio
Depósito
12
Local
12
Tienda online
17
Mayorista
12*
* Incluye 5 unidades ya reservadas que todavía no se descontaron.
03Ordenar
Primero reglas y responsables. Después, herramientas.
Comparo las alternativas por impacto, esfuerzo y riesgo. Las que no requieren tecnología van primero.
AlternativaImpactoEsfuerzoDecisión
La planilla de depósito es la única fuente de verdadAltoBajoAHORA
Descontar reservas mayoristas al confirmarlasAltoBajoAHORA
Un responsable de stock con revisión diariaMedioBajoAHORA
Sincronizar la tienda online con el depósitoAltoMedioDESPUÉS
Cambiar a un sistema de gestión nuevoInciertoAltoNO POR AHORA
04Integrar
Recién ahora, tecnología. Con lo que ya había.
Con las reglas funcionando, conecto la tienda online a la planilla de depósito para que se actualice sola. No hace falta comprar un sistema nuevo.
Antes
Localcaja
Tienda onlinea mano, 1×día
MayoristaWhatsApp
Tres registros que se reconcilian a mano.
Después
Planilla de depósitofuente única
Local
Online · auto
Mayorista · form
Un registro. Los canales leen de ahí.
05Comprobar
Se mide igual que al principio. Y se compara.
Las mismas tres mediciones, con el mismo método, ocho semanas después de los cambios.
Cifras ficticias
Ventas online canceladas por falta de stock18 por mes
Horas semanales conciliando stock7 horas
Productos con diferencias entre canales20 cada 100
Registro manual durante cuatro semanas, antes de cambiar nada. Cifras ficticias.
La tecnología entró en el paso 4, no en el 1.
Si se hubiera empezado por comprar un sistema, las reservas por WhatsApp y la falta de un responsable habrían seguido ahí, ahora dentro de un software más caro.
¿Te pasa algo parecido en tu empresa?
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